Att företag utsätts för sabotage eller spionage genom att någon hackar sig in i deras datorsystem och samlar in eller förstör information blir allt vanligare allt eftersom fler och fler företag väljer att flytta sina essentiella system till Internetbaserade applikationer. Men svagheten ligger inte i systemen utan i slarviga användare som använder sig av för enkla lösenord eller använder samma lösenord på flera olika ställen som t.ex. den privata mailen och inloggningen till företagets CRM-system. Detta innebär att en elaksinnad hacker bara behöver komma åt lösenordet från ett mer oskyddat system för att sedan kunna få full tillgång till hemliga datasystem utan att någon märker något. För att motverka detta krävs att man inför hårdare säkerhetsrutiner för sina anställdas lösenord, tyvärr innebär krångligare lösenord oftast bara att den anställde glömmer bort lösenordet oftare och IT får mer jobb med att återställa och skicka ut nya lösenord än med sina egentliga uppgifter.

Lösningen på detta problemet heter tvåfakorsautentisering och är liknande det sättet du använder för autenticering när du ska logga in på Internetbanken om du är kund hos swedbank. Du får en dosa (token) som genererar engångslösenord enligt RSA metoden. Det vill säga du har en publik och en privat nyckel, den publika nyckeln är den du får när du genererar nyckeln via din dosa, genom att matcha den publika nyckeln med den privata nycklen så får du tillgång till systemet. RSA-kryptering är 128-bitars och har än så länge aldrig blivit knäckt av en hacker utan att de har känt till antingen den privata eller publika nycklen, så det är ett väldigt säkert system. Och det blir dessutom mycket enklare för dina anställda eftersom de inte behöver komma ihåg en massa svåra lösenord för att kunna logga in i ert system.

Hosting är ett begrepp att räkna med i framtidens e-posthantering. Exchange hosting innebär att man hyr en server för en fast månadskostnad. På detta sätt får ditt företag del av alla funktioner från en Exchange server men slipper utgifterna för bland annat licenser, underhåll och drift. Vilka funktioner med exchange hosting kan just ditt företag dra nytta av? Med delade mappar är det enkelt att dela information och filer mellan alla anställda, och med en delad kalender kan man smidigt och överskådligt planera in möten och aktiviteter. Om du ständigt är på språng kan du dessutom synkronisera din mailserver med mobiltelefonen och få åtkomst till all information direkt. För effektiviserat samarbete inom företaget finns även tjänsten SharePoint. Med sharepoint skapar du gemensamma ”arbetsytor” för dina anställda. Du kan också skapa dokumentbibliotek och kontaktlistor som underlättar informationsdelningen mellan olika grupper på ditt företag.

Besväras din företagsmail av ständigt inkommande skräppost? Nu kan du även skaffa ett internetbaserat effektivt spamfilter. Att använda ett nätbaserat externt spamfilter innebär att alla mail först passerar genom spamfiltret, där skräpposten sätts i karantän, och endast riktiga mail levereras vidare till ditt företags mailserver. Att satsa på antispam utgör även ett effektivt skydd mot virus som snabbt kan spridas genom skräppost. För att verkligen skydda ditt företag och dess data mot oförutsebara händelser är en online backup ett måste. Du slipper att själv säkerhetskopiera all information, då detta sker helt per automatik och över Internet.